オランダ人事 基本チェックリスト
成功する企業は、社員を大切にすることがいかに重要かを理解しています。とはいえ、ビジネス拡大のためのタスクと人事関連業務の優先順位のバランスをとることは、専属の人事担当者が存在しない、多くの中小規模の在蘭日系企業の場合、難しいかもしれません。
2023年4半期が終わった一年のうちのこの時期は、人事プロセスや人事関連文書を見直し、最新のコンプライアンス規定に沿った、効率的な人事体制を実現する絶好の機会です。今回のブログでは、オランダの人事関連業務について、今一度確認をお勧めするアイテムをチェックリストとして纏めました。
このチェックリストは、オランダの労働法を遵守するための全てを網羅したものではありませんが、基礎固めの一助となることを目的としています。人事や労働法の知識を持った担当者が社内にいない場合は、各種プロセスやポリシーを専門家と一緒に見直し、コンプライアンス準拠を確認することを推奨します。
社員記録
人事部のない企業が社員を適切に管理するための最良の第一歩は、社員記録を完備することです。各社員について、以下のような記録が残っていることを確認してください。
- 署名入りの雇用契約書
- ジョブ・ディスクリプション
- 社員の基本情報（住所・緊急連絡先・銀行口座・BSN・生年月日・オランダでの就労資格証明書（該当する場合）を含む）
- 身分証明書のコピー（パスポート、運転免許証、IDカードなど）
- 銀行カードのコピー
- 健康保険証のコピー
- 社員のこれまでの全ての給与明細書
- 年金証書（該当する場合）
- 年俸明細書（複数可）
- リース車に関する書類（該当する場合）
- 社員の署名がなされた就業規則
- 社員のパフォーマンス評価に関する書類
就業規則
就業規則は、効率的なオペレーションにとって絶対に欠かせないものであり、企業をリスクや責任から守るだけでなく、時間を節約し、確信をもって業務を遂行するためにも必要です。
最新のレビューをお勧めする就業規則の項目には、次のようなものがあります。
- 職場の行動規範
- 在宅勤務／ハイブリッド勤務に関する方針
- 経費精算方法
- 病気休暇/時間外労働の手続き
- タイムカード提出の手順
- GDPR（オランダのAVG、Algemene Verordening Gegevensbescherming）に基づく情報および従業員記録の保存
- 従業員ハンドブックの確認手続き
給与と福利厚生
引き続き、オランダの労働市場は売り手市場にあります。2023年、社員の給与を公正かつ競争力のある内容に見直すことは、これまで以上に重要です。
貴社の業界のベンチマークと基準を確認の上、以下を比較してみてください。
- 業績連動型報酬の内容（コミッション、など）
- 給与格差 – 同じような役割や経験を持った社員に対して同じレベルの給与が支払われているかどうか？
- オランダの労働法への準拠 – 最低賃金、法定休暇手当
- 労働安全法（WWZ）および労働市場均衡法（WAB）に基づき、雇用主に義務づけられている手当がきちんと支払われているか（退職手当など）
職場の安全衛生
パンデミックにより、企業は労働者の健康を守るために迅速に行動することを余儀なくされ、そのために新たな職場安全衛生ポリシーの策定を余儀なくされたことでしょう。今こそ、職場の安全衛生ポリシーの現状を見直し、2023年における妥当性と有効性を判断する良い機会です。
ここでは、見直しおよび確認が必要な職場安全衛生のチェックリストをいくつかご紹介します。
- 労働条件法（Arbeidsomstandighedenwet）、労働条件令（Arbobesluit）、労働条件規則（Arboregeling）を含むオランダの安全衛生法を遵守している
- 職場の健康と安全に関するリスクアセスメント＜RI&E＞を実施済みである
- コンプライアンス準拠した緊急事態対応プラン（BHV)がある
人事のトレンドと知識
人事分野はダイナミックであり、近年急速に変化しています。ビジネスリーダーとして、人材マネジメントの最新動向を把握することは、人材に関する戦略的な意思決定を行う上で重要です。この機会に、人事分野の知識をアップデートすることをお勧めします。
2023年に注目すべきトレンドは以下の通りです。
- 社員ウェルネスをベースに考えた企業文化
- 社員のリスキリング/アップスキリング
- リモートワーク、ハイブリッドワークの再定義と見直し
- DIEB：ダイバーシティ、エクイティ、インクルージョン＋ビロンギング（所属意識）
貴社の現在の人事制度は最新のオランダ労働法、各種規制に対応していますか？オクタゴン・プロフェッショナルズでは、最新のコンプライアンスに基づいた人事監査も行っています。まずはオクタゴン・プロフェッショナルズのジャパンデスクまで日本語でお気軽にご相談ください。
欠勤面接または長期病気休暇のチェックインに関するアドバイス
03-11-23
雇用主には従業員に対する注意義務があります。従業員が長期病気休暇を取得した場合、効果的なコミュニケーションとオランダ労働法に遵守して対応することが重要です。目標は、サポートを提供し、敬意と法的なアプローチを維持し、最終的に従業員の準備が整ったときに職場復帰を成功させることです。
従業員が病気休暇を取得した際の欠勤面接の行い方
27-10-23
オランダの労働法上、病気休職中の従業員と効果的にコミュニケーションを取ることは、円滑かつ法的に遵守されたプロセスを確保するために非常に重要です。共感を示し、オープンなコミュニケーションラインを維持し、規則を遵守することが重要です。こちらに関してよくある質問にお答えし、私たちの経験から得たヒントをお届けしたいと思います。
リテンション 人材の流出を防止するには
24-10-23
予防は治療に勝り、温存は雇用に勝る。企業にとっては、新しい従業員を探すよりも、すでに組織を知り、満足し、キャリアのチャンスがあることを知っている従業員を維持する方がはるかに魅力的です。必要なスキルを適切なレベルに引き上げるためオンボーディングやトレーニングの時間やコストは言うまでもありません。リテンションとは人材流出を防止する施策のことで、近年注目されている企業内人事の施策の一つです。
オランダで雇用する社員に国外リモートワークを許可するときの注意点は？
03-10-23
オランダの企業に勤める社員がオランダ国外からリモートで仕事をすることは可能なのでしょうか。答えはイエスです。しかし、世界のどこからでも、またあまり長い間働けるわけではありません。今回のブログ記事では、オランダの雇用主としてのリモートワークのセットアップに関するプロセスについて、またその際に人事担当者が留意すべきことをご説明します。
オランダが外国人労働者にとって魅力的な目的地である理由
11-09-23
オランダへの移住を決断する理由を探しているなら、この記事はまさにそれらの紹介です。勉強するにしても、起業するにしても、新しい仕事の方向性を模索するにしても、風車とチューリップの国は素晴らしい候補先です。オクタゴンがその理由をご説明します。
ドックフレンドリーな職場の重要性
05-09-23
日本でも度々ペット可の職場を見かけることがありますが、オランダの職場ではペットは単なる飼い主の出社への付き添いではなく、重要な従業員と広く認識されています。この記事ではオクタゴンの取り組みとドックフレンドリーな職場の重要性について解説します。
オランダで働くために必要な許可は？
24-08-23
EU圏外の労働者としてオランダで働くには、就労を許可する滞在・労働許可証が必要です。今回の記事ではビザと労働許可証の違いから、日本国籍の人がオランダで働くために必要な労働許可証について説明します。
30％ルール適用要件とは？個人所得税免税制度
10-08-23
30％ルールは、海外からオランダに移住する高度なスキルを持つ外国人労働者に適用されます。オランダで働き始めてから最長 5 年間、給与総額の 30％が非課税となります。この税制上の優遇措置により、外国人労働者はオランダ国外で発生した費用の一部の払い戻しの申請ができます。