専任の人事担当がいない在蘭日本企業様必見・オランダ人事 基本チェックリスト

成功する企業は、社員を大切にすることがいかに重要かを理解しています。とはいえ、ビジネス拡大のためのタスクと人事関連業務の優先順位のバランスをとることは、専属の人事担当者が存在しない、多くの中小規模の在蘭日系企業の場合、難しいかもしれません。

上半期が終わろうとする一年のうちのこの時期は、人事プロセスや人事関連文書を見直し、最新のコンプライアンス規定に沿った、効率的な人事体制を実現する絶好の機会です。今回のブログでは、オランダの人事関連業務について、今一度確認をお勧めするアイテムをチェックリストとして纏めました。

このチェックリストは、オランダの労働法を遵守するための全てを網羅したものではありませんが、基礎固めの一助となることを目的としています。人事や労働法の知識を持った担当者が社内にいない場合は、各種プロセスやポリシーを専門家と一緒に見直し、コンプライアンス準拠を確認することを推奨します。

社員記録

人事部のない企業が社員を適切に管理するための最良の第一歩は、社員記録を完備することです。各社員について、以下のような記録が残っていることを確認してください。

• 署名入りの雇用契約書
• ジョブ・ディスクリプション
• 社員の基本情報（住所・緊急連絡先・銀行口座・BSN・生年月日・オランダでの就労資格証明書（該当する場合）を含む）
• 身分証明書のコピー（パスポート、運転免許証、IDカードなど）
• 銀行カードのコピー
• 健康保険証のコピー
• 社員のこれまでの全ての給与明細書
• 年金証書（該当する場合）
• 年俸明細書（複数可）
• リース車に関する書類（該当する場合）
• 社員の署名がなされた就業規則
• 社員のパフォーマンス評価に関する書類

就業規則

就業規則は、効率的なオペレーションにとって絶対に欠かせないものであり、企業をリスクや責任から守るだけでなく、時間を節約し、確信をもって業務を遂行するためにも必要です。

最新のレビューをお勧めする就業規則の項目には、次のようなものがあります。

• 職場の行動規範
• 在宅勤務／ハイブリッド勤務に関する方針
• 経費精算方法
• 病気休暇/時間外労働の手続き
• タイムカード提出の手順
• GDPR（オランダのAVG、Algemene Verordening Gegevensbescherming）に基づく情報および従業員記録の保存
• 従業員ハンドブックの確認手続き

給与と福利厚生

ここ数年、オランダの労働市場は売り手市場にあります。2022年、社員の給与を公正かつ競争力のある内容に見直すことは、これまで以上に重要です。

貴社の業界のベンチマークと基準を確認の上、以下を比較してみてください。

• 業績連動型報酬の内容（コミッション、など）
• 給与格差 – 同じような役割や経験を持った社員に対して同じレベルの給与が支払われているかどうか？
• オランダの労働法への準拠 – 最低賃金、法定休暇手当
• 労働安全法（WWZ）および労働市場均衡法（WAB）に基づき、雇用主に義務づけられている手当がきちんと支払われているか（退職手当など）

職場の安全衛生

職場の安全衛生は、2022年には数年前とは全く異なる様相を呈しています。パンデミックにより、企業は労働者の健康を守るために迅速に行動することを余儀なくされ、そのために新たな職場安全衛生ポリシーの策定を余儀なくされたことでしょう。今こそ、職場の安全衛生ポリシーの現状を見直し、2022年における妥当性と有効性を判断する良い機会です。

ここでは、見直しおよび確認が必要な職場安全衛生のチェックリストをいくつかご紹介します。

• 労働条件法（Arbeidsomstandighedenwet）、労働条件令（Arbobesluit）、労働条件規則（Arboregeling）を含むオランダの安全衛生法を遵守している
• 職場の健康と安全に関するリスクアセスメント＜RI&E＞を実施済みである
• コンプライアンス準拠した緊急事態対応プラン（BHV)がある

人事のトレンドと知識

人事分野はダイナミックであり、近年急速に変化しています。ビジネスリーダーとして、人材マネジメントの最新動向を把握することは、人材に関する戦略的な意思決定を行う上で重要です。この機会に、人事分野の知識をアップデートすることをお勧めします。

2022年に注目すべきトレンドは以下の通りです。

• ハイブリッドワークモデル
• 社員ウェルネス
• 社員のリスキリング/アップスキリング
• デジタル化とデータリテラシー
• ダイバーシティ、エクイティ、インクルージョン（DEI)

オランダへのビジネス進出・拡大、人事プロセスの改善のサポートは、オクタゴン・プロフェッショナルズのジャパンデスクまで日本語でお気軽にご相談ください。